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Die Zukunft der E-Mail – Einige Gedanken und ein Ausblick

Businessprozesse digitalisieren: Intelligent und effizient
Digitalisierung von Businessprozessen
11. Januar 2018
 

Elektronische Post, erfunden bereits im letzten Jahrhundert, hat seinen angestammten Platz in der heutigen Geschäftswelt sowie im Privatleben gegen alle Unkenrufe behauptet. Doch eines ist so sicher wie der Gewitterregen beim Grillen – die E-Mail benötigt dringend ein Update in Sachen Funktionalität, Compliance und Sicherheit.

Während den letzten 10 Jahren hat sich das Umfeld der E-Mail ständig entwickelt. Im privaten Gebrauch wurde sie durch Messenger-Dienste ersetzt (Bedienungs- und Coolheitsgründe) und niemanden scheint die E-Mail hier wirklich zu vermissen. Aber haben Sie bemerkt, dass Ihr E-Mail Programm zu Ihrem privaten Archiv für Bestellbestätigungen, Reiseunterlagen, elektronischen Rechnungen und ausgewählten Newslettern wurde? Aus meiner Sicht ist dieser Umstand durchaus interessant! Doch wie wäre es, mehr digitale Hilfe bei der automatisierten Sortierung, Wartung und Sicherung des Archivs zu erhalten? Gmail und Outlook (nur zwei Beispiele) haben schon damit begonnen, die Verwaltung des Posteingangs und des Archivs zu unterstützen. Und es wird sicher weitergehen, wie z.B. die Vorsortierung der eingehenden E-Mails nach Wichtigkeit und „Action“ (wie zu bezahlende Rechnungen), Erstellung intelligenter Archive und automatischer Verbindung zu Kalendern, Tasklisten: „Wann muss die Rechnung bezahlt werden?“
Trotz alledem wird sich die E-Mail im privaten Gebrauch weiterhin auf eingehende Mails und nicht auf den Postausgang konzentrieren.

E-Mail ist auch heute noch die Kommunikationsnummer 1 in der Geschäftswelt. Ich habe viel darüber nachgedacht und muss sagen dass die Integration in die Office Programme und die erweiterten Management-Möglichkeiten die Hauptgründe sind, warum mehr als 3,5 Milliarden E-Mail Nutzer mehr als 250 Milliarden E-Mails pro Tag versenden (das sind ca. 70 E-Mails pro Tag und Nutzer). Messenger-Dienste schmälern diese Zahlen leicht, aber ihnen fehlt es noch an Integration, Management und vielleicht auch an der Akzeptanz in bestehenden Unternehmen (siehe Meldung: Continental verbietet WhatsApp). Doch die nächste Generation Mitarbeiter kommt und diese sehen die Dinge leicht anders. Der Kampf zwischen E-Mail und all den originellen Messenger-Diensten beginnt bald (oder hat er schon begonnen?) und Bedienbarkeit, Integrität, Integration und Management werden die Entscheidung bringen.

Heutzutage ist die E-Mail ein riesiges Schiff – fast zu gross um zu scheitern. Da wird es schwierig, eine Grundrenovierung anzustoßen, neue Funktionen bezüglich Sicherheit und Absender Autorisierung (genau zu wissen, von wem die E-Mail kommt) zu integrieren. Die Technologien sind alle schon seit Jahren und teilweise Jahrzehnten) vorhanden, aber die die Marktdurchdringung dieser äußerst nützlichen Funktionen ist an ihrer eigenen Komplexität zugrunde gegangen. Inkompatibilitäten und die Angst, dass der Empfänger nicht in der Lage sein könnte, gesendete Nachrichten zu öffnen führen auch heute noch dazu, dass wichtige Informationen unverschlüsselt durch den Äther laufen. Die gute DSGVO erhöht hier den Druck bezüglich Sicherheit persönlicher Daten.

Und es werden neue Add-ins und Teilkonzepte kommen. “E-Mail made in Germany” , ist ein gutes Beispiel für den Einsatz von sicheren Netzwerken für die E-Mailzustellung. Aber: die Absender-Autorisierung fehlt, Dokumentenintegrität fehlt, Liefernachweis fehlt, Track and Trace fehlt und zuletzt – was passiert wenn der Empfänger ausserhalb des “E-Mail made in Germany” Netzwerkes ist?

Wir benötigen jemanden der alle Puzzleteile zusammen fügt und die E-Mail „made for the future“ kreiert, welche mit jedem Empfänger funktioniert und Mehrwerte bietet. Einige Add-ins wie RMail bieten schon heute verbesserte Produktivität und Kompatibilität (DSGVO!). Zu wissen, wer sagte was wie zu wem und wann - alles perfekt verwaltet mit einem auditfähigen Zustellnachweis - ist einfach ideal, wenn Transparenz, Produktivität und Vertrauen wichtig sind.

 
Volker Sommerfeld
Volker Sommerfeld
Product Manager eServices and Head of Marketing Services, creator of unique links and flows between physical and digital worlds. Passionate about nature, photography, music and mountain bikes.

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