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Die rasche Entwicklung und die wachsende Vernetzung unserer internen sowie externen Geschäftsprozesse und den damit verbundenen Herausforderungen stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Neben den Möglichkeiten, neue Geschäftsfelder digital aufzubauen, gewinnt auch die Digitalisierung interner Geschäftsprozesse die bisher in Papierform abgewickelt werden, immer stärker an Bedeutung.

Der anhaltende Trend zum Outsourcen in der IT- Welt wird sich in den nächsten Jahren verstärken (Quelle: MSM Research, www.msmag.ch) und neue Betätigungsfelder für e-Substitution bringen.

Eine kürzlich veröffentlichte Studie belegt, dass in den USA im Jahre 2017 für 66% der Grossunternehmen die Digitalisierung zu den Top-3-Themen gehört. In Deutschland sind es 50% mit stark steigender Tendenz. Die Budgetumverteilung innerhalb der Unternehmen zugunsten ICT wird dabei zunehmend von den Erfordernissen des operativen Business geprägt. Die Rolle der herkömmlichen IT Abteilung unterliegt hierbei einem starken Wandel.

Daraus ergeben sich einige Herausforderungen (Quelle: MSM Research, www.msmag.ch):

  1. Digitalisierung von Geschäftsprozessen (Grundlage für Outsourcing und Cloud-Solutions)
  2. Beschleunigung der Entscheide zugunsten Managed Services (Outsourcing)
  3. Nutzung von externen Cloud Computing Services (Public & Private)

Use Case: Versand von Lohnabrechnungen

Der monatliche Versand der Lohnabrechnungen bietet einigen Spielraum für Optimierungen. Die in digitaler Form vorliegende Abrechnung wird gedruckt, kuvertiert, und verteilt (frankiert per Post oder manuell durch einen Mitarbeiter). Was liegt also näher als den Medienbruch zu vermeiden und die in elektronischer Form vorliegende Lohnabrechnung digital zuzustellen?

Für die Einführung einer digitalen Lösung bieten sich unter anderem die folgenden Fragestellungen:

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen insbesondere in Bezug auf den Datenschutz müssen erfüllt werden?

Lohndaten gelten als besonders schützenswerte Daten. Insbesondere Artikel 5, §1f DSGVO und Artikel 7 Schweizer DSG regeln den Schutz dieser Daten. Im Klartext heißt das, dass Lohnabrechnungen verschlüsselt übertragen und außerhalb des Einflussbereichs des Mitarbeiters verschlüsselt gespeichert werden müssen. RMail bietet die sichere und nachweisbare Zustellung der Lohnscheine direkt in den Posteingang des Mitarbeiters an. Die Lohnscheininformationen bleiben verschlüsselt (insbesondere bei Cloud-E-Mail Diensten wichtig).

Wie erfolgt die Zustellung der Lohnabrechnung? Müssen die Mitarbeiter Web-Accounts eröffnen oder Download-Portale bedienen?

Die Eröffnung von Web-Accounts ist sehr unbeliebt bei Mitarbeitern, ebenso das Klicken auf Links, um die Informationen herunterzuladen. Es gibt verschiedenen Möglichkeiten, aber wir sind der Überzeugung, dass die direkte Zustellung der Lohnabrechnungen in den Posteingang ohne Zwischenspeicherung auf Portalen die anwendungsfreundlichste Lösung ist.

Wie erfolgt die Passwortverwaltung?

Unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes muss der Mitarbeiter selbst seine Passwörter managen können. Passwörter müssen zum Schutz der Informationen zwingend verwendet werden.

Wie erfolgt die Anbindung zum Versand der Lohnscheine an das eigene ERP?

Idealerweise unterstützt das eigene ERP System eines der führenden Lösungen, z.B. RMail. Falls das noch nicht der Fall sein sollte, bietet sich z.B. eine sehr elegante Lösung an, die auf Ergänzung der E-Mail-Adresse (Domain Extension) und auf einen Verarbeitungsbefehl in der Betreffzeile aufbaut. Dieses sogenannte SMTP Schema kann leicht in (fast) jedes ERP System integriert werden, oftmals mittels Nutzung vorhandener Workflows im ERP System ohne Zusatzkosten.

Zusammenfassung

Der Versand von Lohnabrechnungen ist unter Berücksichtigung einiger Rahmenbedingungen leicht zu digitalisieren. Dabei gibt es vier Felder, die es zu berücksichtigen gilt:

RMail bietet mit den Möglichkeiten der Compliance zu DSGVO und DSG die rechtlichen Rahmenbedingungen für den nachweisbaren und verschlüsselten Versand der Lohnabrechnungen. Die Anbindung an ERP Systeme (sofern noch nicht vorhanden) kann leicht durch die Nutzung des RMail SMTP Schemas herbeigeführt werden. Integrierte Reports und einfachste Administration tragen ihren Teil zur angestrebten Kostensenkung durch e-Substitution bei.

Durch die direkte Zustellung der Lohnabrechnungen in geschützter und verschlüsselter Form ohne Zwischenspeicherung auf Portalen erzielen Sie bei Ihren Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz!

 
Ümit Arikoglu
Ümit Arikoglu
Key Account Manager & RMail Specialist Switzerland. Passionate motorcyclist who enjoys good talks and discussions.

1 Kommentar

  1. Vielen Dank für Ihren aufschlussreichen und ausführlichen Beitrag. Wir überlegen schon seit geraumer Zeit, den Prozess der gesamten Personalkontenabwicklung zu digitalisieren. Ihr RMail-System scheint hier eine sinnvolle und durchdachte Lösung zu sein, die das wie von Ihnen richtig beschriebene Online-Portal mit spezieller Registrierung jeden Mitarbeiters überflüssig macht. Denn der reine Versand per Standard-Email kommt für uns aufgrund der Sicherheitsrisiken nicht in Betracht.