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Wie Sie im Lockdown Ihre Business Prozesse überdenken sollten

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Nichts ist mehr wie es war. Ein Virus hat unser Leben auf den Kopf gestellt. Businessprozesse und über Jahre liebevoll gepflegte Abläufe funktionieren nicht mehr. Kommentare wie das beliebte „Das haben wir schon immer so gemacht“, ruft neuerdings Wutanfälle und Zähneknirschen hervor. Verständlich, wenn die Mitarbeiter zwischen Büro und Homeoffice pendeln, Teams neuerdings in Schichten arbeiten müssen und keiner weiß ob er morgen in Quarantäne darf?

Also alles stehen und liegen lassen? Oder die anstehenden Herausforderungen anpacken, also Businessprozesse neu definieren und digitalisieren?

Dazu haben sich eine Unmenge von Firmen bereits entschieden. So zeigt der TrustRadius Chart über 500% Zuwachsraten für Telemedizin, elektronische Unterschrift und Videokonferenzsoftware.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat an Beschleunigung zugelegt. Das Homeoffice und die somit verteilten humanen Ressourcen sind der Treiber.

Die Zeit sitzt im Nacken. Der Druck führt zu starken Vereinfachungen oder eben auch zu Prozessanpassungen, die nicht im Sinne des Erfinders sind.

Beispiel gefällig?

Ist ein eingescannter Vertrag mit Unterschrift immer noch im Rechtsrahmen gültig? Wer garantiert, dass der Vertrag (als Scan) nicht doch manipuliert wurde? Falls ja, wie kann man das nachweisen?

Und außerdem: Vertrag versenden, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Email versenden und wieder ausdrucken ist gelinde gesagt, umweltpolitisch und aus Sicht eines jeden Auditors eine Katastrophe. Außerdem: Ein eingescannter Vertrag fällt rechtlich in eine andere Kategorie als das Original! Das Gesetzbuch gibt hierzu weitere Auskünfte. Und weiter: Haben Sie auch an die DSGVO gedacht? Welche schützenswerten Daten enthalten die Verträge die „einfach so“ durch die Gegend gemailt werden?

Durch den Einsatz von spezialisierten Plattformen bzw. Systemen wie z.B. Frama RSign lässt sich der obige „digitale“ Workflow stark vereinfachen und sicherer machen:

Der gesamte Workflow passiert digital. Der Vertrag wird dem Unterzeichner per Browser präsentiert und schließlich im Browser unterschrieben. Anschließend wird der Inhalt versiegelt(!), um nachträgliche Manipulationen unmöglich bzw. jederzeit detektieren zu können.

Gleichzeitig bieten moderne Systeme wie Frama RSign ein nachvollziehbares Unterschriftenprotokoll. Die Kombination aus Datenschutz (gesicherte Übertragung), einfachster Bedienung via Browser oder Mobile-App sowie dem nachvollziehbaren Unterschriftsprotokoll macht in Verbindung mit der Dokumentenversiegelung Dokumentenprozesse wie Verträge, Laufzettel, Release-Informationen, Bestätigungen, Mietverträge und vieles mehr deutlich einfacher als diesen langen Satz zu lesen!

Probieren Sie aus, wie einfach RSign funktioniert! Besuchen Sie www.frama-rsign.com oder genießen Sie „Frama RSign“ als Video (nur Englisch).

 
Volker Sommerfeld
Volker Sommerfeld
Product Manager eServices and Head of Marketing Services, creator of unique links and flows between physical and digital worlds. Passionate about nature, photography, music and mountain bikes.

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