Die beste Art, große Dateien aus dem Home-Office zu versenden
HR im Home-Office: Wie sie vertrauliche Daten sicher per E-Mail versenden.
23. März 2020
Home-Office – Elektronische Signatur für mobiles Arbeiten
30. März 2020Heute werden wir uns ein Problem näher ansehen, das wir alle in der Vergangenheit in unserem Büro hatten. Einfaches Versenden einiger Dateien an einen Kollegen per E-Mail. Leider sind die Dateien oft zu groß, um sie per E-Mail zu versenden. In vielen Fällen sind sie einfach ein wenig zu groß, zum Beispiel 15 oder 30 MB. Wir brauchen also eine andere Methode zum Austausch von Dateien als E-Mail. Wenn alle im selben Büro arbeiten, sollte dies kein Problem sein - wir teilen die Dateien einfach in das interne Netzwerk. Aber wenn man von zu Hause aus arbeitet oder an firmenübergreifenden Projekten arbeitet, ist das meistens nicht ganz so einfach möglich.
Wir stellen Ihnen einige typische Fragen vor, die Ihnen bei der Auswahl eines Tools für den Austausch großer Dateien helfen werden.
Es gibt verschiedene Tools zum Senden und Austauschen großer Dateien, die sich auf die gemeinsame Nutzung großer geschäftlicher oder persönlicher Dateien spezialisiert haben - die führenden Tools gehen auf Bedürfnisse ein, die über die einfache "Dateifreigabe" hinausgehen. Die folgenden Fragen bieten genügend Anlass zu Diskussionen über die aktuelle Praxis des Dateiaustauschs:
- Können Sie für den Versand von großen Dateien ihr bestehendes E-Mail-Programm verwenden? Die meisten Benutzer genießen die Bequemlichkeit des Anfügens und Versendens" von E-Mails.
- Bleiben übertragene Dateien "für immer" gespeichert, bis sie eventuell manuell gelöscht werden? Viele machen sich Gedanken darüber, wie sichergestellt werden kann, dass große Dateien, die mit Online-Cloud-Storage-Tools übertragen werden, nicht online bleiben und vergessen werden, nachdem der dringende Bedarf für die Zustellung erfüllt ist. Werden Sie wirklich daran denken, den Online-Speicher zu bereinigen?
- Wenn Dateien in Online-Filesharing-Systemen gespeichert sind, wer hat dann Zugriff auf diese Dateien? Wer ist der "Administrator" des Benutzerkontos oder Systems eines Benutzers - können andere Mitarbeiter oder Ihre Berater online gehen und alle jemals freigegebenen Dokumente einsehen?
- Wie können Sie große Dateien mit einmaligen Übertragungen versenden --- und garantieren, dass an externe Empfänger gesendete Links die Empfänger nicht zu Ihrem "Master"-Online-Cloud-Dateispeicher zurückbringen und damit möglicherweise Ihre Informationen offenlegen? Was ist, wenn der Link den Benutzer zurück zu einem übergeordneten Ordner bringt, in dem er mehr als nur die zur gemeinsamen Nutzung vorgesehenen Dokumente sehen kann?
- Wenn die E-Mail einen Link an den Empfänger sendet, kann dieser für immer einen "schwebenden" Status haben... wie können Sie die erfolgreiche Zustellung der E-Mail mit der "Einladung zum Herunterladen" verfolgen? Sie möchten vielleicht wissen, ob der Empfänger, wenn der Zustellungsstatus "ausstehend" ist, die E-Mail-Einladung erhalten hat und einfach nicht heruntergeladen hat, oder ob er Ihre E-Mail-Einladung zum Herunterladen einfach nicht erhalten hat.
Unter Berücksichtigung dieser und anderer potenzieller Haurausforderungen werden wir die Funktionen entschlüsseln, die heute für diejenigen, die wichtige Dateien austauschen, unerlässlich sind; Funktionen, nach denen Sie vielleicht in einem Tool für den Austausch großer Dateien suchen sollten.
Werfen wir also einen Blick auf die Vergleichstabelle
Stand 2017 (Quelle: https://www.rpost.com)
Was sind die wichtigsten Merkmale für Benutzer, Unternehmen und diejenigen, die im Home-Office arbeiten, die bei einem Dienst zur Übertragung großer Dateien zu berücksichtigen sind?
- One-Time-Send: Einmaliges Senden für die gemeinsame Nutzung großer Dateien: Diese Funktion eignet sich am besten für das Versenden einer großen Datei oder einer Reihe von Dokumenten (viele in der Anzahl und/oder große in der Gesamtgröße), bei denen Sie ein einmaliges Online-Repository erstellen möchten, auf das der Empfänger oder eine Gruppe von Empfängern über einen voreingestellten Zeitraum zugreifen kann (und das nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch gelöscht wird).
- Auto-Purge: Automatisches Löschen des Online-Speichers nach der Freigabezeit: Diese Funktion bereinigt die Dateien automatisch nach einer bestimmten Zeitspanne, so dass der Absender sich keine Sorgen über die an verschiedenen Online-Speicherorten verbleibenden sensiblen Dateien machen muss.
- Auto-Detect Optimized Sending Method: Automatische Erkennung der optimierten Versandmethode. Hängen Sie einfach Dateien unabhängig von ihrer Größe an Microsoft Outlook an, und das Zusatzprogramm ermittelt, ob die Gesamtgröße der Dateien über einem festgelegten Größenschwellenwert liegt, und sendet dann mit dem Dateiübertragungsdienst im Vergleich zu normalen E-Mails.
- Send from Outlook: Senden Sie extragroße Dateien über die vertraute E-Mail-Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook, so dass der Besuch von und der Zugriff auf Websites von Drittanbietern zur Verwaltung von Uploads, Downloads und Anmeldungen nicht mehr erforderlich ist.
- Tracking Visibility: Nachverfolgung und Sichtbarkeit der erfolgreichen Zustellung der Einladung zum Herunterladen von E-Mails: Ohne Statusinformationen verfügen Sie über keine Kontrolle und keinen Nachweis. Wer hat wann was wie an wen geschickt? Diese Frage bleibt eventuell offen. Wählen Sie ein System mit Transparenz!
- Certified Proof: Zertifizierter Nachweis der übermittelten Dateien: Viele benötigen eine Aufzeichnung, um unwiderlegbar den Zeitstempel des Versands der Dateien unabhängig von den Aktionen des Empfängers mit einem Prüfpfad zu belegen.
- Secure Transmission for downloads: Sichere Übertragung für Downloads: Es kann die Anforderung bestehen, dass die heruntergeladenen Dateien über eine sichere Internetverbindung übertragen werden.
- Encryption: Die Verschlüsselung: Möglicherweise ist ein höheres Schutzniveau erforderlich - um sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Empfänger auf die Dateien zugreifen kann und/oder auf die Links zum Herunterladen der Dateien zugreifen kann.
- Co-work on Same Document: Zusammenarbeit am selben Dokument: Einige sehen diese Dienste nicht nur als Werkzeuge zum Senden und Austauschen großer Dateien, sondern auch als Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Man sollte sich jedoch darüber im Klaren sein, dass einige dieser Dienste den Dokumentinhalt analysieren und kategorisieren und Schlüsselwörter in den Dokumenten für die weitere Vermarktung an die Benutzer verwenden können.
- Long-term Storage: Langzeit-Speicherung: Einige sehen diese Dienste als Langzeitarchivierung an. Man sollte sich überlegen, ob dies gute Orte sind, um seine sensiblen Dokumente oder kundenbezogene Dokumente zu speichern, da auch hier einige dieser Dienste Dokumente auf Schlüsselwörter hin analysieren und diese Informationen zur Erstellung von Benutzerprofilen verwenden können. Außerdem sind dieselben Dienste aus verschiedenen Gründen nicht unbedingt geeignet, um einmalige Dateien gemeinsam zu nutzen. Insbesondere möchte man einem Empfänger möglicherweise keinen Zugang oder eine Kenntnis des Online-Dateiarchivs bieten.
Ein Vergleich im realen Einsatz - WeTransfer vs. LargeMail von Frama RMail
WeTransfer ist eines der bekannten File-Transfer Netzwerke und wird von einer großen Anzahl von Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt.
WeTransfer bietet zwei Dienste an, einen kostenlosen Dienst und einen kostenpflichtigen Dienst namens WeTransfer Pro. WeTransfer Plus ist für 120 € / Jahr oder 12 € / Monat erhältlich.
Frama RMail ist ein Dienst für E-Mail-Verschlüsselung, Nachverfolgung und den Versand von großer Dateien. Es gibt kostenpflichtige Lizenzen und auch eine kostenlose Lizenz.
Vergleichen wir RMail LargeMail mit WeTransfer Pro:
| Feature | Frama RMail | We Transfer | We Transfer Pro |
|---|---|---|---|
| Für einmaliges Senden entwickelt | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Schutz durch automatische Löschung | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Auto-Erkennung einer sicheren Sendemethode | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Einfaches Senden aus Outlook | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Überwachung der Sichtbarkeit | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Zertifizierter Zustellungsnachweis | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Sichere Übertragung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Verschlüsselung | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Zusammenarbeit an demselben Dokument | ❌ | ❌ | ❌ |
| Langzeit-Cloud-Speicherung | ❌ | ❌ | ✔️ |
| Verifizierung der E-Mail-Adresse. | ✔️ | ❌ | ❌ |
Wussten Sie, dass Sie bei WeTransfer eine beliebige Absenderadresse eingeben können? Daher ist es für den Empfänger unmöglich zu überprüfen, wer versucht hat, die Dateien an ihn zu übermitteln. Die Dateigrößen betragen bis zu 2 GB bei jeder kostenlosen Nutzung und bis zu 20 GB pro Sendung mit einem Pro-Account.
Mit Frama RMail hingegen können Sie den Absender leicht verifizieren. Kombiniert mit der Einfachheit des Versands über Outlook haben Sie alle Ihre Daten an einem Ort und unter voller Kontrolle. Die Dateigröße ist auf 1 GB pro LargeMail-Nachricht begrenzt.
LargeMail ist einer der führenden Dateiübertragungsdienste weltweit. Im Vergleich zu anderen Anbietern fallen folgende Vorteile auf:
- LargeMail ist in den Workflow des Benutzers integriert. Es ist nicht erforderlich, den Browser zu öffnen und Passwörter einzugeben. Direktes Senden aus Outlook oder Gmail
- Bei LargeMail ist kein spezielles Konto erforderlich - vergleichen Sie mit WeTransfer Plus.
- LargeMail sendet von einer verifizierten E-Mail-Adresse (Ihrer besthender Firmenadresse) aus. Der Empfänger kann dieser Adresse vertrauen. Kein Spam oder Werbung.
- Mit LargeMail erhalten Sie eine registrierte Empfangsbestätigung, die Fakten der Zustellung einschließlich Tracking-Informationen, Zeitstempel und Nachweise der Downloads enthält.
- Mit LargeMail können Sie Ihre gesamte Kommunikation und den Dateiaustausch verschlüsseln - sogar mit zusätzlichen Vorteilen für den Empfänger: Sicheres Antworten
Fazit: Wie können Sie große Dateien am besten versenden?
Wir empfehlen für Unternehmen, die wichtige und vertrauliche Dateien, Verträge, Bilder, Röntgenaufnahmen und Zeichnungen austauschen Frama RMail mit LargeMail und einfacher Outlook- und Gmail Integration. Bedenken Sie: Wenn Sie große Dateien über das Internet versenden, sollten Sie sich über mögliche Sicherheitsrisiken für Ihre Unternehmensdaten im Klaren sein und entsprechende Prioritäten setzen. Kostenlose Dienste können leicht kostspielig werden, wenn ihre Unternehmensdaten von Dritten eingesehen werden können! Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel haben, wenden Sie sich bitte an uns.
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