RMail Support für GMail

Support Themen


Möchten Sie wissen, wie man eine bestimmte Funktion von RMail nutzt? Dann sehen Sie sich unsere Videos, Anleitungen und FAQs an.

0. Registered Receipt

Was ist ein Zustellungsnachweis?

Wann immer Sie irgendeine E-Mail-Nachricht mit RMail senden, erhalten Sie automatisch innerhalb von maximal 2 Stunden einen Zustellungsnachweis. Dieser Zustellungsnachweis (Compliance Record) stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird per E-Mail an den Absender gesendet oder zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance nachweisen zu können. Nur der Absender erhält und verwaltet seine Zustellungsnachweise. Die gesammelten Informationen werden auf keinem Server dauerhaft gespeichert.


Erklärung Zustellungsnachweis (Registered Receipt)


Zustellungsnachweis

1. HTML Receipt

Der Anhang “HTMLReceipt” des Zustellungsnachweises enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben in verschlüsselter und digital signierter Form. Alle Informationen sind somit manipulationssicher.

2. Verifikation

Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung mit dem Zustellungsnachweis wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, damit sich diese selbst von der Originalität der E-Mail und der Compliance überzeugen kann.

Zusätzliche Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier: Anleitung Verifikation Zustellungsnachweis

3. Sendestatus

Der Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus. Falls die Nachricht bis zum Versand des Zustellungsnachweises nicht vom Empfänger erhalten und geöffnet wurde, wird der Absender durch eine Lesebestätigung über das Öffnen der Nachricht auch später noch informiert.

4. Audit Trail

e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die Server-Logs sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
1. Nachvollziehen & Nachweisen

Wie kann ich den Versand einer E-Mail nachweisen?

Mit RMail versenden Sie Ihre E-Mail Korrespondenz eingeschrieben und sicher. Das E-Mail Tracking und der Zustellungsnachweis mit den Informationen zu Inhalt, Anhängen, Zeit und Empfänger bieten Ihnen volle Datensicherheit. Der RMail Zustellungsnachweis garantiert die Compliance und Einhaltung der Datenschutz Grundverordnung DSGVO.


Schritt für Schritt

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Mit Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

Vorbereiten einer E-mail für den nachvollziehbaren Versand mit RMail.

Mit Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Marked" und klicken Sie unten links auf "Send Registered".

Verschlüsselte E-Mail mit RMail mit Banner verschicken.

Mit Banner - Schritt 3

Alternativ können Sie auch "Receive proof of content and time of replies to this message" aktivieren. Dadurch wird die Antwort, die der Empfänger an Sie sendet, ebenfalls eingeschrieben verschickt.

Dank

Mit Banner - Schritt 4

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer nachvollziehbaren E-Mail mit RMail Banner.

Ohne Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

Vorbereiten einer E-mail für den nachvollziehbaren Versand mit RMail.

Ohne Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Unmarked" und klicken Sie unten links auf "Send Registered".

Verschlüsselte E-Mail mit RMail ohne Banner verschicken.

Mit Banner - Schritt 3

Alternativ können Sie auch "Receive proof of content and time of replies to this message" aktivieren. Dadurch wird die Antwort, die der Empfänger an Sie sendet, ebenfalls eingeschrieben verschickt.

Dank

Ohne Banner - Schritt 4

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer nachvollziehbaren E-Mail ohne RMail-Banner.

FAQ

2. Automatisch verschlüsseln

FAQ


Wie kann ich eine E-Mail verschlüsseln?

Die E-Mail Verschlüsselung funktioniert über die sogenannte TLS-Verschlüsselung. Hierbei übermittelt RMail die E-Mail verschlüsselt. Wenn der Empfänger die E-Mail nicht mit TLS empfangen kann, wird diese zu einer secure Mail, welche man nur mit einem separat zugestellten Passwort öffnen kann.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

E-Mail wird vom Absenden für die Verrschlüsselung vorbereitet.

Schritt 2

Klicken Sie auf das kleine Zahnrad unten mittig. Es öffnet sich ein Fenster mit Einstellungen. Im Reiter "Encrypt" können Sie die Verschlüsselungsmethode festlegen, in diesem Fall "Use transmission encryption when available". Ihre Mail wird über eine erzwungene verschlüsselte Verbindung übertragen (TLS). Sollte das nicht möglich sein, wird die E-Mail verschlüsselt über ein sicheres PDF versendet (Secure PDF). Klicken Sie auf "Save".

Auswahlmöglichkeiten für die E-Mail Verschlüsselung mit RMail.

Schritt 3

Aktivieren Sie anschließend das Häkchen bei "Encrypt message and any attachements" und klicken Sie unten links auf "Send Registired".

E-Mail mit RMail für den verschlüsselten Versand vorbereiten.

Schritt 4

So sieht die verschlüsselte E-Mail beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer verschlüsselten E-Mail.
3. Mit Passwort verschlüsseln

FAQ

Das FAQ zur Verschlüsselung finden Sie unter Punkt "2. Automatisch verschlüsseln"


Wie kann ich eine E-Mail passwortgeschützt verschlüsseln?

Wenn man direkt eine mit Passwort verschlüsselte secure Mail verschicken möchte, kann man das mit RMail einstellen. Somit wird der Inhalt der E-Mail als secure PDF verschickt und verschlüsselt, das heißt, es lässt sich nur mit einem Passwort öffnen.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

E-Mail für den passwortgeschützten Versand vorbereiten.

Schritt 2

Klicken Sie auf das kleine Zahnrad unten mittig. Es öffnet sich ein Fenster mit Einstellungen. Im Reiter "Encrypt" können Sie die Verschlüsselungsmethode festlegen, in diesem Fall "Only use password encryption". Ihre Mail wird mithilfe eines Passworts verschlüsselt und versendet. Klicken Sie auf "Save".

Mit RMail eine E-Mail passwortgeschützt versenden.

Schritt 3

Aktivieren Sie nun das Häkchen bei "Encrypt message and any attachments".

Anhänge mit RMail verschlüsseln.

Schritt 4

Sie haben nun zwei Optionen zur Auswahl: RMail generiert für Sie ein Passwort oder Sie legen selber eines fest. Ist der Haken bei "Email custom password" aktiv, wird das selbst definierte Passwort dem Empfänger in einer separaten E-Mail mitgeteilt. Wenn Sie den Haken deaktivieren, können Sie Ihr Passwort dem Empfänger beispielsweise per Telefon mitteilen. Klicken Sie nun unten links auf "Send Registered".

Wird eine E-Mail passwortgeschützt versendet, kann der Absender auswählen, ob das Passwort automatisch generiert wird oder selbst festgelegt wird.

Schritt 5

Die erste E-Mail enthält das Passwort...

Verschlüsselte E-Mail, welche dem Empfänger das Passwort zur Entschlüsselung mitteilt.

Schritt 6

...die zweite das verschlüsselte PDF im Anhang. Der orange Balken kann vom Empfänger ignoriert werden, wenn es sich um eine E-Mail von RMail handelt.

Empfängeransicht einer passwort-geschützten E-Mail.

Schritt 7

Beim Öffnen des PDFs wird das Passwort, welches in der separaten E-Mail stand, verlangt.

PDF welches mit einem Passwort geschützt ist.

Schritt 8

Den Anhang finden Sie nun auf der linken Seite.

Anhang einer passwortgeschützten E-Mail.
4. Elektronische Unterschrift (Hand)

FAQ


Wie kann ich eine elektronische Unterschrift per Hand erzeugen?

Mit der elektronischen Signatur per Hand kann man ein PDF unterschreiben. Dieses PDF wird auch als elektronischer Vertrag bezeichnet. RMail nutzt hierbei die sogenannte esign Funktion. Um nachzuweisen, dass die elektronische Unterschrift wirklich vorhanden ist, erhalten Sender und Empfänger ein E-Mail Zertifikat.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

Vorbereiten einer E-Mail für eSign. Dazu muss der Absenden auf

Schritt 2

Aktivieren Sie dann im Reiter "E-Sign" den Haken bei "Send your attachments for electronic signature". Sie können auch auswählen, ob die Signierreihenfolge nach dem "First come"-Prinzip sein soll oder sequentiell. Klicken Sie dann auf "Send Registered".

Die Funktion eSign wird durch das setzen eines Hackens bei

Schritt 3

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link. Durch einen Klick auf diesen wird er zu einer sicheren Webplattform weitergeleitet.

Der Empfänger eines eSign Dokuments erhält einen Link. Durch einen Klick auf diesen wird er zu einer sicheren Webplattform weitergeleitet.

Schritt 4

Es erscheint eine Anleitung.

Bei eSign werden sie mit einer Anleitung Schritt für Schritt durch den Unterschriftsprozess geführt.

Schritt 5

Der Empfänger kann nun auf Unterschreiben klicken. Es öffnet sich ein Unterschriftsfenster und er kann seinen Namen eintippen.

Der Empfänger kann im Unterschriftfenster durch eintippen seines Namens unterzeichnen.

Schritt 6

Klickt er auf "Fertig" erscheint die Unterschrift auf dem Dokument und kann per Drag & Drop an der gewünschte Stelle platziert werden.

In eSign können Unterschriften per Drag & Drop platziert werden.

Schritt 7

Das Einfügen von Text funktioniert nach dem selben Prinzip.

Text kann bei eSign einfach per Drag & Drop eingefügt werden.

Schritt 8

Wenn die benötigten Elemente eingefügt wurden, klickt der Unterzeichner oben rechts auf "Beenden". Wurde ein eSign Dokument vollständig ausgefüllt, kann dieses mit Klick auf

Schritt 9

Der Unterzeichner kann nun seine Unterschrift erstellen. Entweder getippt... Mit eSignOff können sie durch Eingabe des Namens direkt unterschreiben.

Schritt 10

...oder von Hand gezeichnet. Mit eSignOff können sie auch per Hand elektronisch Unterschreiben.

Schritt 11

Absender und Empfänger erhalten anschließend eine Bestätigungsmail. Elektronische Unterschrift mir RMail. Der Absender und Empfänger erhalten beide eine Bestätigungsmail.

Schritt 12

In dieser befindet sich im Anhang der Nachweis für die Unterschrift. Unterschriftsnachweis in RMail im PDF

5. SideNote

Wozu dient die SideNote?

Eine SideNote ist eine private Nachricht, welche nur von Cc- oder Bcc- Empfängern, jedoch nicht vom eigentlichen Empfänger gelesen werden kann. Sie sieht aus wie ein gelber Klebezettel, der an die E-Mail gepackt wurde.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

E-Mail verfassen und in Gmail als eingeschriebene E-Mail versenden.

Schritt 2

Gehen Sie zum Reiter "SideNote". Jetzt können Sie auswählen, wer (Cc- und / oder Bcc-Empfänger) die SideNote erhält und den gewünschten Text dazu verfassen. Klicken Sie dann unten links auf "Send Registered".

SideNote Text in RMail verfassen mit Gmail.

Schritt 3

Der Empfänger erhält folgende E-Mail.

Empfangen einer eingeschriebenen E-Mail mit RMail.

Schritt 4

Die E-Mail beim Cc und Bcc sieht so aus.

Ansicht, wenn sie eine E-Mail per RMail erhalten, welcher ein SideNote hinzugefügt wurde.
6. PDF Konvertierung

Was passiert durch die PDF-Konvertierung?

Mit dieser Funktion können Sie mit wenigen Klicks Ihre Dateien wie Word, Excel oder Powerpoint in PDFs komprimieren.

Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Send Registered".

Benützung von RMail in Gmail.

Schritt 2

Im Reiter "PDF Convert" können Sie für einzelne oder gleich alle Dateiformate einstellen, dass diese in ein PDF konvertiert werden sollen.


Screenshot, wie Sie Word- und Excel-Dateien mit RMail in ein PDF konvertieren. Funktioniert auch wenn sie Gmail benutzen.
Screenshot, wie Sie ihre E-Mail Anhänge mit RMail in ein PDF konvertieren. Funktioniert auch wenn sie Gmail benutzen.

Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

RMail wandelt ihre Anhänge in PDFs um. In diesem Beispiel wird RMail mit Gmail verwendet.

Sie möchten erfahren, wie Sie Support Dokumente erstellen und an unseren Support schicken können? Dann sehen Sie sich dazu dieses Video oder die Anleitung an.

Schritt für Schritt

Schritt 1

Klicken Sie in Google Chrome auf die drei Punkte oben rechts, dann auf "Weitere Tools" und "Entwicklertools".

Entwicklertools öffnen

Schritt 2

Klicken Sie mit rechts an einen beliebigen Ort in der Konsole auf der linken Seite und anschliessend auf "Save as".

Browser Console speichern

Schritt 3

Speichern Sie die Datei unter "Browser Console - Ihr Name".

Browser Console mit Name speichern

Schritt 4

Geben Sie "chrome://extensions" in die Suchleiste ein, aktivieren Sie den "Entwicklermodus" oben links und klicken Sie auf "Hintergrundseite".

Hintergrundseite öffnen

Schritt 5

Wiederholen Sie hier Schritt 2.

Console Log speichern

Schritt 6

Speichern Sie die Datei unter "Console Log - Ihr Name".

Console Log mit Name speichern

Schritt 7

Schicken Sie beide Dateien an eine der folgenden Adressen:
Für Deutschland und Österreich an
Für die Schweiz an

Dateien verschicken