RMail Support – Outlook

Supportthemen

Möchten Sie wissen, wie man eine bestimmte Funktion von RMail nutzt? Dann sehen Sie sich unsere Videos, Anleitungen und FAQs an.

0. Registered Receipt

Was ist ein Zustellungsnachweis?

Wann immer Sie irgendeine E-Mail-Nachricht mit RMail senden, erhalten Sie automatisch innerhalb von maximal 2 Stunden einen Zustellungsnachweis. Dieser Zustellungsnachweis (Compliance Record) stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird per E-Mail an den Absender gesendet oder zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance nachweisen zu können. Nur der Absender erhält und verwaltet seine Zustellungsnachweise. Die gesammelten Informationen werden auf keinem Server dauerhaft gespeichert.


Erklärung Zustellungsnachweis (Registered Receipt)


1. HTML Receipt

Der Anhang “HTMLReceipt” des Zustellungsnachweis enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben in verschlüsselter und digital signierter Form. Alle Informationen sind somit manipulationssicher.

2. Verifikation

Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung mit dem Zustellungsnachweis wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, damit sich diese selbst von der Originalität der E-Mail und der Compliance überzeugen kann.

Zusätzliche Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier: Anleitung Verifikation Zustellungsnachweis

3. Sendestatus

Der Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus. Falls die Nachricht bis zum Versand des Zustellungsnachweis nicht vom Empfänger erhalten und geöffnet wurde, wird der Absender durch eine Lesebestätigung über das Öffnen der Nachricht auch später noch informiert.

4. Audit Trail

e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die Server-Logs sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
1. Nachvollziehen & Nachweisen

Wie kann ich den Versand einer E-Mail nachweisen?

Mit RMail versenden Sie Ihre E-Mail Korrespondenz eingeschrieben und sicher. Das E-Mail Tracking und der Zustellungsnachweis mit den Informationen zu Inhalt, Anhängen, Zeit und Empfänger bieten Ihnen volle Datensicherheit. Der RMail Zustellungsnachweis garantiert die Compliance und Einhaltung der Datenschutz Grundverordnung DSGVO.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail eingeschrieben versenden kann.


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Mit Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Mit Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Mit Kennzeichnung versenden" und klicken Sie unten links auf "Senden".


Mit Banner - Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.


Ohne Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Ohne Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Ohne Kennzeichnung versenden" und klicken Sie unten links auf "Senden".


Ohne Banner - Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.


FAQ

2. Automatisch verschlüsseln

Wie kann ich eine E-Mail verschlüsseln?

Die E-Mail Verschlüsselung funktioniert über die sogenannte TLS-Verschlüsselung. Hierbei übermittelt RMail die E-Mail verschlüsselt. Wenn der Empfänger die E-Mail nicht mit TLS empfangen kann, wird diese zu einer secure Mail, welche man nur mit einem separat zugestellten Passwort öffnen kann.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail automatisch verschlüsseln kann.


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Wählen Sie die Option "Verschlüsseln" aus. Ihre Mail wird über eine erzwungene verschlüsselte Verbindung übertragen (TLS). Sollte das nicht möglich sein, wird die E-Mail verschlüsselt über ein sicheres PDF versendet (Secure PDF).


Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.


Schritt 4

Ist wie oben genannt TLS nicht möglich, erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem passwortverschlüsselten PDF.


Schritt 5

In der zweiten E-Mail kann der Empfänger die PDF-Datei öffnen.


Schritt 6

Wenn man die PDF-Datei öffnet, wird man nach dem Passwort gefragt. Dieses befindet sich in der ersten E-Mail.


Schritt 7

Den Anhang finden Sie nun auf der linken Seite.


FAQ

3. Mit Passwort verschlüsseln

Wie kann ich eine E-Mail passwortgeschützt verschlüsseln?

Wenn man direkt eine mit Passwort verschlüsselte secure Mail verschicken möchte, kann man das mit RMail einstellen. Somit wird der Inhalt der E-Mail als secure PDF verschickt und verschlüsselt, das heißt, es lässt sich nur mit einem Passwort öffnen.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail mit einem Passwort verschlüsseln kann.


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Wählen Sie dann die Option "Verschlüsseln".


Schritt 3

Aktivieren Sie "RPX" auf der rechten Seite. Wählen Sie anschließend "Automatisch" oder "Kundenspezifisch" aus und geben Sie ein Passwort ein, welches der Empfänger benötigt, um die E-Mail zu öffnen. Wenn sie "Passwort e-mailen" aktiviert haben, wird das Passwort automatisch dem Empfänger geschickt.


Schritt 4

Die erste E-Mail enthält das Passwort....


Schritt 5

...die andere die PDF-Datei.


Schritt 6

Wenn man die PDF-Datei öffnet, wird man nach dem Passwort gefragt. Dieses befindet sich in der ersten E-Mail.


Schritt 7

Den Anhang finden Sie nun auf der linken Seite..


FAQ

4. Elektronische Unterschrift (Hand)

Wie kann ich eine elektronische Unterschrift per Hand erzeugen?

Mit der elektronischen Signatur per Hand kann man ein PDF unterschreiben. Dieses PDF wird auch als elektronischer Vertrag bezeichnet. RMail nutz hierbei die sogenannte esign Funktion. Um nachzuweisen, dass die elektronische Unterschrift wirklich vorhanden ist, erhalten Sender und Empfänger ein E-Mail Zertifikat.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine elektronische Unterschrift via Hand erzeugen kann.


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Wählen Sie dann unter der Funktion "E-Vertrag - Unterschrift" die Option "Händische Unterschrift". Klicken Sie dann auf "Senden".


Schritt 3

Die E-Mail sieht beim Empfänger wie folgt aus.


Schritt 4

Wenn der Empfänger in der E-Mail auf den Link zum Dokument geklickt hat, erscheint folgende Anleitung.


Schritt 5

Hat man das Dokument durchgelesen, klickt man zum Unterschreiben oben rechts auf "Beenden".


Schritt 6

Zum Unterzeichnen hat er zwei Optionen: Eine automatische Unterschrift wird erstellt...


Schritt 7

...oder er unterzeichnet das Dokument, indem er seine Unterschrift selbst zeichnet.


Schritt 8

Absender und Empfänger erhalten anschliessend eine Bestätigungsmail

FAQ

5. Elektronische Unterschrift (E-Mail)

Wie kann ich eine elektronische Unterschrift per E-Mail erzeugen?

Mit der elektronischen Signatur per E-Mail sendet man seine Unterschrift via E-Mail. In dieser bestätigt man, dass man mit dem Inhalt des betroffenen Vertrages einverstanden ist und tippt seinen Namen ein. Diese digitale Unterschrift ist qualifiziert und rechtsgültig.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine elektronische Unterschrift per E-Mail erzeugen kann


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Wählen Sie unter der Funktion "E-Vertrag - Unterschrift" die Option "E-Mail Unterschrift". Klicken Sie dann auf "Senden".


Schritt 3

Der Empfänger erhält folgende E-Mail.


Schritt 4

Dieses Fenster öffnet sich wenn der Empfänger auf den Link in der E-Mail zum Antworten geklickt hat. Er muss nur noch seinen Namen hinschreiben und auf "Senden" klicken.


Schritt 5

Beide erhalten eine Bestätigung der Unterschrift.


FAQ

6. LargeMail (Große Dateien versenden)

Wie versende ich eine E-Mail mit großen Dateien?

Um große Dateien hochzuladen und zu verschicken bietet RMail die perfekte Lösung: LargeMail. Hierbei kann man große Dateien mit bis zu 1 GB mit wenigen Klicks versenden.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail mit großen Dateien versenden kann.


Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Versand - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Versand - Schritt 2

In der Funktionspalette können Sie "LargeMail" aktivieren und die gewünschten Dateien über "Anhänge" auswählen. Klicken Sie dann auf "Senden".


Versand - Schritt 3

Der Empfänger erhält die E-Mail mit den Anhängen und kann diese ganz einfach herunterladen.


Einstellungen - Schritt 1

Um die Einstellungen zu LargeMail zu ändern, wählen Sie oben links den Reiter "Datei" aus.


Einstellungen - Schritt 2

Klicken Sie dann auf "RMail Optionen".


Einstellungen - Schritt 3

Unter "LargeMail" können Sie nun einstellen, ab welcher Dateigrösse des Anhangs die E-Mail automatisch in eine LargeMail umgewandelt wird.


FAQ

7. SideNote

Wozu dient die SideNote?

Eine SideNote ist eine private Nachricht, welche nur von Cc- oder Bcc- Empfängern, jedoch nicht vom eigentlichen Empfänger gelesen werden kann. Sie sieht aus wie ein gelber Klebezettel, der an die E-Mail gepackt wurde.

Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Setzen Sie einen Haken bei "SideNote". Wählen Sie an, ob diese Cc, Bcc oder beide erhalten sollen und schreiben Sie Ihre Nachricht. Klicken Sie dann auf "Senden".


Schritt 3

Der Empfänger erhält folgende E-Mail.


Schritt 4

Die E-Mail beim Cc und Bcc sieht so aus.

8. Mehr Optionen

Was kann ich dort einstellen?

Mit den erweiterten Optionen haben Sie zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, wie Ihre E-Mail versendet werden soll. So können Sie beispielsweise Ihre Anhänge in ein PDF umwandeln, dieses als ZIP Datei komprimieren, ein Passwort dafür festlegen und vieles mehr.

Schritt für Schritt

Neugierig auf mehr? Scrollen Sie weiter!.

Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".


Schritt 2

Öffnen Sie, wenn nötig, die Optionen mithilfe des Buttons "Mehr". Auf der rechten Seite erschneien diese.


Schritt 3

Wenn Sie einen Anhang haben, zum Beispiel ein Word-Dokument, können Sie dieses in ein PDF umwandeln und gegebenenfalls auch verschlüsseln.


Schritt 4

Wenn Sie die Metadaten aus Ihrem Dokument entfernen wollen, aktivieren Sie "Metadaten von Office Dokument entfernen".


Schritt 5

Sie können Ihre Anhänge auf Wunsch ebenfalls als Zip-File verschicken.


Schritt 6

Wenn Sie eine Antwort vom Empfänger erwarten, können Sie durch "Zustellungsnachweis für AW" einstellen, dass diese automatisch auch eingeschrieben versendet werden soll.


Schritt 7

So sieht die E-Mail mit obigen Einstellungen beim Empfänger aus.

9. Anti-Whaling

Was ist Whaling?

Unter Whaling versteht man, dass ein Angreifer versucht, personen- oder firmenbezogene Daten zu klauen oder auch Geldsummen zu erhalten, indem er sich als eine vertrauenswürdige Person gegenüber dem Opfer ausgibt. RMail untersucht die Struktur der E-Mails, um so gegebenenfalls auf Whaling-Angriffe aufmerksam zu machen.