RMail Support für Outlook

Support


Möchten Sie wissen, wie man eine bestimmte Funktion von RMail nutzt? Dann sehen Sie sich unsere Videos, Anleitungen und FAQs an.

0. Registered Receipt

Was ist ein Zustellungsnachweis?

Wann immer Sie irgendeine E-Mail-Nachricht mit RMail senden, erhalten Sie automatisch innerhalb von maximal 2 Stunden einen Zustellungsnachweis. Dieser Zustellungsnachweis (Compliance Record) stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird per E-Mail an den Absender gesendet oder zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance nachweisen zu können. Nur der Absender erhält und verwaltet seine Zustellungsnachweise. Die gesammelten Informationen werden auf keinem Server dauerhaft gespeichert.


Erklärung Zustellungsnachweis (Registered Receipt)


Zustellungsnachweis

1. HTML Receipt

Der Anhang “HTMLReceipt” des Zustellungsnachweises enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben in verschlüsselter und digital signierter Form. Alle Informationen sind somit manipulationssicher.

2. Verifikation

Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung mit dem Zustellungsnachweis wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, damit sich diese selbst von der Originalität der E-Mail und der Compliance überzeugen kann.

Zusätzliche Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier: Anleitung Verifikation Zustellungsnachweis

3. Sendestatus

Der Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus. Falls die Nachricht bis zum Versand des Zustellungsnachweis nicht vom Empfänger erhalten und geöffnet wurde, wird der Absender durch eine Lesebestätigung über das Öffnen der Nachricht auch später noch informiert.

4. Audit Trail

e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die Server-Logs sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
1. Nachvollziehen & Nachweisen

FAQ


Wie kann ich den Versand einer E-Mail nachweisen?

Mit RMail versenden Sie Ihre E-Mail Korrespondenz eingeschrieben und sicher. Das E-Mail Tracking und der Zustellungsnachweis mit den Informationen zu Inhalt, Anhängen, Zeit und Empfänger bieten Ihnen volle Datensicherheit. Der RMail Zustellungsnachweis garantiert die Compliance und Einhaltung der Datenschutz Grundverordnung DSGVO.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail eingeschrieben versenden kann.


Schritt für Schritt

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Mit Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Vorbereiten einer E-Mail für den Versand mit RMail.

Mit Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Mit Kennzeichnung versenden" und klicken Sie unten links auf "Senden".

Versenden einer nachvollziehbaren E-Mail mit RMail Banner.

Mit Banner - Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer nachvollziehbaren E-Mail mit RMail Banner.

Ohne Banner - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Vorbereiten einer E-mail für den nachvollziehbaren Versand mit RMail.

Ohne Banner - Schritt 2

Wählen Sie anschließend die Option "Ohne Kennzeichnung versenden" und klicken Sie unten links auf "Senden".

Versenden einer nachvollziebaren E-Mail ohne RMail Banner.

Ohne Banner - Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer nachvollziehbaren E-Mail ohne RMail Banner.
2. Automatisch verschlüsseln

FAQ


Wie kann ich eine E-Mail verschlüsseln?

Die E-Mail Verschlüsselung funktioniert über die sogenannte TLS-Verschlüsselung. Hierbei übermittelt RMail die E-Mail verschlüsselt. Wenn der Empfänger die E-Mail nicht mit TLS empfangen kann, wird diese zu einer secure Mail, welche man nur mit einem separat zugestellten Passwort öffnen kann.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail automatisch verschlüsseln kann.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Erstellen einer Nachricht für die automatische Verschlüsselung.

Schritt 2

Wählen Sie die Option "Verschlüsseln" aus. Ihre Mail wird über eine erzwungene verschlüsselte Verbindung übertragen (TLS). Sollte das nicht möglich sein, wird die E-Mail verschlüsselt über ein sicheres PDF versendet (Secure PDF).

Mit der Option

Schritt 3

So sieht die E-Mail beim Empfänger aus.

So sieht eine verschlüsselte Nachricht beim Empfänger aus, wenn dieser Outlook benutzt.

Schritt 4

Ist wie oben genannt TLS nicht möglich, erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem passwortverschlüsselten PDF.

Ansicht wenn bei der automatischen Verschlüsselung TLS nicht möglich war.

Schritt 5

In der zweiten E-Mail kann der Empfänger die PDF-Datei öffnen.

Empfängeransicht einer PDF Datei, welche bei der automatischen verschlüsselung erstelt wurde.

Schritt 6

Wenn man die PDF-Datei öffnet, wird man nach dem Passwort gefragt. Dieses befindet sich in der ersten E-Mail.

Passworteingabe bei einer automatisch verschlüsselten Datei.

Schritt 7

Den Anhang finden Sie nun auf der linken Seite.

Anhang einer automatisch verschlüsselten Datei.
3. Mit Passwort verschlüsseln

FAQ

Das FAQ zur Verschlüsselung finden Sie unter Punkt "2. Automatisch verschlüsseln"


Wie kann ich eine E-Mail passwortgeschützt verschlüsseln?

Wenn man direkt eine mit Passwort verschlüsselte secure Mail verschicken möchte, kann man das mit RMail einstellen. Somit wird der Inhalt der E-Mail als secure PDF verschickt und verschlüsselt, das heißt, es lässt sich nur mit einem Passwort öffnen.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail mit einem Passwort verschlüsseln kann.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Erstellen einer E-Mail, welche passwortgeschützt verschlüsselt werden soll.

Schritt 2

Wählen Sie dann die Option "Verschlüsseln".

Senden einer passwortgeschützten und verschlüsselten Nachricht.

Schritt 3

Aktivieren Sie "RPX" auf der rechten Seite. Wählen Sie anschließend "Automatisch" oder "Kundenspezifisch" aus und geben Sie ein Passwort ein, welches der Empfänger benötigt, um die E-Mail zu öffnen. Wenn sie "Passwort e-mailen" aktiviert haben, wird das Passwort automatisch dem Empfänger geschickt.

Durch die Aktivierung von

Schritt 4

Die erste E-Mail enthält das Passwort....

E-Mail, welche das Passwort zum entschlüsseln beinhaltet.

Schritt 5

...die andere die PDF-Datei.

E-Mail mit einer passwortgeschützten Datei.

Schritt 6

Wenn man die PDF-Datei öffnet, wird man nach dem Passwort gefragt. Dieses befindet sich in der ersten E-Mail.

Passwortabfrage bei einem passwortgeschützten PDF.

Schritt 7

Den Anhang finden Sie nun auf der linken Seite..

Anhang einer verschlüsselten E-Mail mit Passwort.
4. Elektronische Unterschrift (Hand)

FAQ


Wie kann ich eine elektronische Unterschrift per Hand erzeugen?

Mit der elektronischen Signatur per Hand kann man ein PDF unterschreiben. Dieses PDF wird auch als elektronischer Vertrag bezeichnet. RMail nutzt hierbei die sogenannte esign Funktion. Um nachzuweisen, dass die elektronische Unterschrift wirklich vorhanden ist, erhalten Sender und Empfänger ein E-Mail Zertifikat.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine elektronische Unterschrift via Hand erzeugen kann.


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Schreiben einer Nachricht zum Signieren mit eSign.

Schritt 2

Wählen Sie dann unter der Funktion "E-Vertrag - Unterschrift" die Option "Händische Unterschrift". Klicken Sie dann auf "Senden".

Vorbereitung des eSign-Vertrags für die manuelle Unterschrift.

Schritt 3

Die E-Mail sieht beim Empfänger wie folgt aus.

Empfängeransicht einer eSign-E-Mail.

Schritt 4

Wenn der Empfänger in der E-Mail auf den Link zum Dokument geklickt hat, erscheint folgende Anleitung.

Empfänger einer eSign-Nachricht werden mit Anweisungen durch den Signaturprozess geführt.

Schritt 5

Hat man das Dokument durchgelesen, klickt man zum Unterschreiben oben rechts auf "Beenden".

Nach Prüfung des Dokuments kann dieses durch anklicken von

Schritt 6

Zum Unterzeichnen hat er zwei Optionen: Eine automatische Unterschrift wird erstellt...

Der Empfänger kann im Unterschriftfenster durch eintippen seines Namens unterzeichnen.

Schritt 7

...oder er unterzeichnet das Dokument, indem er seine Unterschrift selbst zeichnet.

Selbstgezeichnete Signatur in eSign.

Schritt 8

Absender und Empfänger erhalten anschliessend eine Bestätigungsmail Bestätigungsmail für Sender und Empfänger nach erfolgreicher elektronischer Unterschrift.

5. Elektronische Unterschrift (E-Mail)

FAQ

Das FAQ zur elektronischen Unterschrift finden Sie unter Punkt "4. Elektronische Unterschrift (Hand)"


Wie kann ich eine elektronische Unterschrift per E-Mail erzeugen?

Mit der elektronischen Signatur per E-Mail sendet man seine Unterschrift via E-Mail. In dieser bestätigt man, dass man mit dem Inhalt des betroffenen Vertrages einverstanden ist und tippt seinen Namen ein. Diese digitale Unterschrift ist qualifiziert und rechtsgültig.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine elektronische Unterschrift per E-Mail erzeugen kann


Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Vorbereiten einer E-Mail für die elektronische Unterschrift.

Schritt 2

Wählen Sie unter der Funktion "E-Vertrag - Unterschrift" die Option "E-Mail Unterschrift". Klicken Sie dann auf "Senden".

Anwählen der Option

Schritt 3

Der Empfänger erhält folgende E-Mail.

Empfängeransicht, der ein Dokument zur elektronischen Unterschrift erhält.

Schritt 4

Dieses Fenster öffnet sich wenn der Empfänger auf den Link in der E-Mail zum Antworten geklickt hat. Er muss nur noch seinen Namen hinschreiben und auf "Senden" klicken.

Ansicht, wenn der Empfänger eines Dokuments zur elektronischen Unterschrift den Antwortlink nutzt.

Schritt 5

Beide erhalten eine Bestätigung der Unterschrift.

Bestätigungsmail, wenn ein Dokument erfolgreich elektronisch Unterschrieben wurde.
6. LargeMail (Große Dateien versenden)

FAQ


Wie versende ich eine E-Mail mit großen Dateien?

Um große Dateien hochzuladen und zu verschicken bietet RMail die perfekte Lösung: LargeMail. Hierbei kann man große Dateien mit bis zu 1 GB mit wenigen Klicks versenden.

Kurzvideo

Lernen Sie, wie man eine E-Mail mit großen Dateien versenden kann.


Schritt für Schritt

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Versand - Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Zustellungsnachweis

Versand - Schritt 2

In der Funktionspalette können Sie "LargeMail" aktivieren und die gewünschten Dateien über "Anhänge" auswählen. Klicken Sie dann auf "Senden".

Aktivierung von LargeMail, um grosse Anhänge zu versenden.

Versand - Schritt 3

Der Empfänger erhält die E-Mail mit den Anhängen und kann diese ganz einfach herunterladen.

LargeMail Empfänger kann grosse Dateie via Link herunterladen.

Einstellungen - Schritt 1

Um die Einstellungen zu LargeMail zu ändern, wählen Sie oben links den Reiter "Datei" aus.

Um in Outlook zu den RMail Einstellungen zu gelangen muss der Reiter

Einstellungen - Schritt 2

Klicken Sie dann auf "RMail Optionen".

Menü zum Einrichten der RMail Optionen.

Einstellungen - Schritt 3

Unter "LargeMail" können Sie nun einstellen, ab welcher Dateigrösse des Anhangs die E-Mail automatisch in eine LargeMail umgewandelt wird.

Einstellung, um ab einer bestimmten Dateigrösse automatisch eine LargeMail zu erstellen.
7. SideNote

Wozu dient die SideNote?

Eine SideNote ist eine private Nachricht, welche nur von Cc- oder Bcc- Empfängern, jedoch nicht vom eigentlichen Empfänger gelesen werden kann. Sie sieht aus wie ein gelber Klebezettel, der an die E-Mail gepackt wurde.

Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

Vorbereiten einer E-Mail für SideNote.

Schritt 2

Setzen Sie einen Haken bei "SideNote". Wählen Sie an, ob diese Cc, Bcc oder beide erhalten sollen und schreiben Sie Ihre Nachricht. Klicken Sie dann auf "Senden".

Aktivieren von SideNote in RMail.

Schritt 3

Der Empfänger erhält folgende E-Mail.

Empfängeransicht einer eingeschriebenen E-Mail mit RMail.

Schritt 4

Die E-Mail beim Cc und Bcc sieht so aus.

Ansicht des Empfängers, wenn der E-Mail SideNote mit RMail hinzugefügt wurde.
8. Mehr Optionen

Was kann ich dort einstellen?

Mit den erweiterten Optionen haben Sie zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, wie Ihre E-Mail versendet werden soll. So können Sie beispielsweise Ihre Anhänge in ein PDF umwandeln, dieses als ZIP Datei komprimieren, ein Passwort dafür festlegen und vieles mehr.

Schritt für Schritt

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Schritt 1

Zuerst erstellen Sie eine E-Mail und klicken auf "Eingeschrieben Senden".

E-Mail vorbereiten, um dieser zusätzliche Optionen hinzuzufügen.

Schritt 2

Öffnen Sie, wenn nötig, die Optionen mithilfe des Buttons "Mehr". Auf der rechten Seite erscheinen diese.

Über

Schritt 3

Wenn Sie einen Anhang haben, zum Beispiel ein Word-Dokument, können Sie dieses in ein PDF umwandeln und gegebenenfalls auch verschlüsseln.

Mit dieser Option werden Word-Dokumente als PDF verschlüsselt.

Schritt 4

Wenn Sie die Metadaten aus Ihrem Dokument entfernen wollen, aktivieren Sie "Metadaten von Office Dokument entfernen".

Durch aktivieren dieser Option werden die Metadaten aus den Dokumenten entfernt.

Schritt 5

Sie können Ihre Anhänge auf Wunsch ebenfalls als Zip-File verschicken.

Durch aktivieren dieser Option werden Anhänge als ZIP-Datei verschickt.

Schritt 6

Wenn Sie eine Antwort vom Empfänger erwarten, können Sie durch "Zustellungsnachweis für AW" einstellen, dass diese automatisch auch eingeschrieben versendet werden soll.

Durch aktivieren dieser Option wird die Antwort des Empfängers automatisch eingeschrieben versendet.

Schritt 7

So sieht die E-Mail mit obigen Einstellungen beim Empfänger aus.

Empfängeransicht einer E-Mail welcher zusätzlich Optionen aktiviert wurden.
9. Anti-Whaling

Was ist Whaling?

Unter Whaling versteht man, dass ein Angreifer versucht, personen- oder firmenbezogene Daten zu klauen oder auch Geldsummen zu erhalten, indem er sich als eine vertrauenswürdige Person gegenüber dem Opfer ausgibt. RMail untersucht die Struktur der E-Mails, um so gegebenenfalls auf Whaling-Angriffe aufmerksam zu machen.

Sie möchten erfahren, wie Sie Support Dokumente erstellen und an unseren Support schicken können? Dann sehen Sie sich dazu dieses Video oder die Anleitung an.

Schritt für Schritt

Schritt 1

Klicken Sie auf "Datei".

Reiter Datei

Schritt 2

Klicken Sie auf "RMail Optionen".

RMail Optionen

Schritt 3

Klicken Sie auf "Support Anfrage".

Support Anfrage

Schritt 4

Ein Hinweis erscheint, dass die Supportanfrage in den Entwürfen zu finden ist. Klicken Sie auf "OK".

Hinweis auf Entwürfe

Schritt 5

In den Entwürfen finden Sie die E-Mail, in welcher Sie ihr Problem schildern können. Schicken Sie die E-Mail an eine der folgenden Adressen:
Für Deutschland und Österreich an
Für die Schweiz an

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