Zustellungsnachweis verstehen

Generelle Informationen

Wann immer Sie irgendeine E-Mail-Nachricht mit RMail senden, erhalten Sie automatisch innerhalb von maximal 2 Stunden einen Zustellungsnachweis. Dieser Zustellungsnachweis (Compliance Record) stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird per E-Mail an den Absender gesendet oder zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance nachweisen zu können. Nur der Absender erhält und verwaltet seine Zustellungsnachweise. Die gesammelten Informationen werden auf keinem Server dauerhaft gespeichert.

Erklärung Zustellungsnachweis (Registered Receipt)

1. HTML Receipt

Der Anhang “HTMLReceipt” des Zustellungsnachweis enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben in verschlüsselter und digital signierter Form. Alle Informationen sind somit manipulationssicher.

2. Verifikation

Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung mit dem Zustellungsnachweis wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, damit sich diese selbst von der Originalität der E-Mail und der Compliance überzeugen kann.

Zusätzliche Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier: Anleitung Verifikation Zustellungsnachweis

3. Sendestatus

Der Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus. Falls die Nachricht bis zum Versand des Zustellungsnachweis nicht vom Empfänger erhalten und geöffnet wurde, wird der Absender durch eine Lesebestätigung über das Öffnen der Nachricht auch später noch informiert.

4. Audit Trail

e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die Server-Logs sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
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